Nếu như trước đây, nhiều doanh nghiệp với nguồn ngân sách còn hạn hẹp, không có đủ chi phí để trả hàng chục đô la/m2 hàng tháng cho việc thuê văn phòng tại các trung tâm thành phố, mà phải “thắt lưng buộc bụng” bằng cách thuê văn phòng ở những nơi xa trung tâm hoặc dùng chính nhà riêng hay căn hộ chung cư làm văn phòng, thì trong vài năm trở lại đây, 1 loạt các không gian làm việc chung như Toong, Up, Dreamplex, Regus, WeWork, MindX, v.v…đã xuất hiện và dần trở nên phổ biến như là một hình thức văn phòng kiểu mới, hiện đại, mang tính kết nối cộng đồng. Đó là những không gian làm việc đơn giản, mở, chi phí bỏ ra thấp nhưng vẫn thu lại được kết quả cao và là sự chọn lựa của các doanh nghiệp đặc biệt của các bạn trẻ mới chập chững bước vào con đường khởi nghiệp của mình.
Đặc biệt, tại thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng, và nhiều tỉnh thành khác, mô hình làm việc chung "Co-working space" ngày một phát triển nở rộ, hỗ trợ, và mở ra nhiều cơ hội cho các bạn trẻ trong quá trình khởi nghiệp.
"Co-working space" (không gian làm việc chung) là một khái niệm phổ biến tại nhiều quốc gia phát triển trên thế giới. Tuy nhiên, tại Việt Nam cụm từ này mới chỉ xuất hiện khoảng vài năm nay. Co-working space không chỉ cung cấp các dịch vụ chỗ ngồi làm việc kèm theo các tiện ích văn phòng khác dành cho các cá nhân hay doanh nghiệp, mà còn là nơi giao lưu, kết nối giữa các thành viên, những người có cùng tư duy và cảm hứng.
Xuất hiện tại Hà Nội như một trong những không gian co-working đầu tiên giữa lòng thủ đô, Toong Co-working space đáp ứng được nhu cầu về một không gian làm việc giàu sức sáng tạo, hiệu quả. Nhờ sự khác biệt và mang những nét độc đáo riêng, Toong đang dần trở thành một địa điểm yêu thích dành cho những người làm việc độc lập, các nhóm khởi nghiệp, các doanh nhân, các tổ chức đầu tư hay giới nghệ sỹ muốn có một nơi làm việc tự do, thoải mái, riêng tư nhưng vẫn có thể kết nối với cộng đồng trong cùng một không gian.
Hầu hết các co-working space hiện có ở VN thường được chia làm hai khu vực. Thứ nhất là khu vực làm việc chung - nơi mà các thành viên của tất cả các công ty có thể ngồi xen kẽ, nói chuyện với nhau thoải mái. Thậm chí, các startup còn có thể chia sẻ, học hỏi kinh nghiệm và tìm cơ hội hợp tác với nhau. Thứ hai là các studio với phòng làm việc, phòng họp riêng... nhiều kích cỡ cho 4 đến 30 người, thậm chí lên tới 100 người tuỳ theo quy mô của startup. Các start-up đang làm việc tại Coworking Space phần lớn là về công nghệ, cụ thể là các phần mềm, ứng dụng giáo dục, tài chính... Ngoài ra cũng có các lĩnh vực khác như đầu tư, marketing... Điểm quan trọng nhất mà các co-working space mang lại đó là tính cộng đồng. Hàng tuần, tại các co-working space đều có những sự kiện, hoạt động giao lưu, giới thiệu sản phẩm, ý tưởng... Với không gian chung, các nhà đầu tư và các thành viên khởi nghiệp có thể giao lưu nghiên cứu, sáng tạo đưa ra những ý tưởng và sản phẩm mới, giao tiếp với nhau, dù họ không cùng công ty hoặc cùng ngành. Trong thời gian của dịch Covid-19 bùng phát gần như tất cả các ngành kinh doanh đều bị ảnh hưởng bởi trận đại dịch này nhưng chỉ có thị trường văn phòng cho thuê, văn phòng chia sẻ dường như ít bị ảnh hưởng.
Theo như thống kê tại Hà Nội tỷ lệ căn phòng trống hạng A đạt 7,5% tăng khoảng 3,5% so với năm 2019, văn phòng hạng B đặt chiếm 73% giảm 2,9% theo năm. Tại thành phố Hồ Chí Minh tỉ lệ các văn phòng hạng A trống đạt 9% tăng 4% theo năm trong khi đó tỷ lệ trống văn phòng hạng B đặt 5% tăng 3% theo năm. Nguyên nhân có những con số này là do các doanh nghiệp tại các tòa nhà cũ có xu hướng chuyển đến các dự án mới để tận dụng giá thuê đang cạnh tranh hoặc lựa chọn thuê văn phòng chia sẻ - một xu hướng giúp làm giảm tỷ lệ trống của thành phố xuống thấp nhất trong 9 năm vừa qua. Không gian làm việc linh hoạt của các văn phòng chia sẻ vẫn đang mở rộng nhanh chóng nhờ nhu cầu ngày càng tăng cao của khách hàng từ các doanh nghiệp nhằm mục đích cắt giảm chi phí thuê mặt bằng văn phòng cố định và tăng cường khả năng có thể tự thích ứng với các biến động kinh tế có thể xảy ra sau đại dịch Covid.
Hiện thị trường văn phòng truyền thống đang có xu hướng dịch chuyển sang không gian làm việc chung. Nguyên nhân là bởi các doanh nghiệp khi sử dụng văn phòng chia sẻ sẽ không phải tốn chi phí thi công nội thất mà tiền thuê hàng tháng hợp lý nhưng vẫn có thể tận hưởng các dịch vụ tiện ích đầy đủ. Các công ty hiện tại đang chuyển từ các hợp đồng thuê văn phòng dài hạn sang sử dụng các không gian làm việc chia sẻ. Khi hợp tác cùng các doanh nghiệp, những không gian làm việc chung có thể hỗ trợ từ việc sắp xếp phân bổ nhân lực trong khu vực làm việc và hỗ trợ sử dụng không gian với nhu cầu khác nhau theo từng giai đoạn tới hỗ trợ phân tán lực lượng lao động khi cần thiết. Dự đoán trong năm 2023 thị trường văn phòng chia sẻ trên thế giới sẽ phục hồi sau Covid-19 với quy mô đạt khoảng 11,52 tỷ USD vào tốc độ tăng trưởng kép hàng năm sẽ là 11,8%. Còn tại Việt Nam, không gian làm việc chung sẽ tiếp tục đà tăng trưởng cả về nguồn cung lẫn loại hình đặc thù hướng đến từng nhóm khách thuê trọng điểm. Các đơn vị điều hành Không gian làm việc chung vẫn đang tiếp tục tìm kiếm mặt bằng, đặc biệt là tại các tòa nhà Hạng A cũng như các tòa nhà Hạng B cao cấp trong khu vực trung tâm nhằm khẳng định thương hiệu cũng như thị phần của mình.